Saago: 5 soovitust, kuidas leida kinnisvara korrashoiu sektoris konkurentsieeliseid

Leiame, et tehnoloogiline areng kinnisvara korrashoiusektori tööprotsessides on veel lapsekingades ja üldlevinud mõtlemine tehnoloogiliste täiustuste osas on kohati liiga vana kool. Ettevõtete äriprotsessid põhinevad mineviku arengutel ja harjumustel, mida on väga raske muuta, sest tehnoloogiliste uuenduste läbiviimine on aeganõudev ning sunnib töötajaid ümber õppima.

Leiame, et konkurents on innovatsiooni edasiviiv jõud. Ettevõtted, kes on mõelnud ette, kuidas oma teenuseid või tooteid tehnoloogiliselt uuendada enne teisi ettevõtteid, on paremas olukorras. Miks?

Sest neil ettevõtetel on teiste ees oluliselt suuremad konkurentsieelised. Ettevõtte tegevjuht või osakonnajuhataja saab konkurentsieelise saavutamiseks teha väga palju olulisi asju. Alustama peaks sellest, kuidas mõista kinnisvara korrashoiu ettevõtete äriprotsesse. Selles selguse saamine paljastab äriprotsessides kitsaskohad.

On oluline meeles pidada, et just kinnisvaraobjektide tõrgeteta toimimise ja jätkusuutlikkuse tagamisel on kinnisvara korrashoiu teenusel ülioluline roll.

Täpsemalt – kinnisvara korrashoiu alla kuulub järgnevate süsteemide haldamine ja hooldamine:

• hooned

• seadmed

• kommunaalteenused

• seadmete süsteemid

Kuigi kinnisvara korrashoiu sektor ei ole võrreldes teiste teenindussektoritega väga võluv sektor, siis on see kindlasti oluline, sest tagab kinnisvara tõhusa toimimise, ohutuse ja pikaealisuse. Ilma tõhusa kinnisvara hoolduseta seisaksid ettevõtted ja organisatsioonid silmitsi märkimisväärsete väljakutsetega oma teenuse pakkumisel.

Eesti tarkvaraettevõte Saago Tech OÜ on võimaldanud mitmel kinnisvara korrashoiu sektori ettevõttel tarkvaratehnoloogia abil oma protsesside täiustamist alljärgnevalt:

• lihtsustanud ülevaate saamist erinevatest ettevõttesisestest töövoogudest

• aidanud tööprotsesside efektiivistamisel aega kokku hoida

• automatiseerinud pakutavate teenuste hooldusgraafikuid

• muutnud alltöövõtjate haldamise lihtsaks

• automatiseerinud arvete koostamist ja töökäskude manageerimist

• võimaldanud vabaneda vanadest tarkvaradest ja paberaktidest

Tehnoloogiline tase võib ettevõtetel olla väga erinev. Seda seetõttu, et mõne ettevõtte jaoks on igapäevane töö paberaktide, Outlooki ja Gmaili kalendriga, mõlema kombinatsiooniga või Microsoft Exceli failidega normaalsus, milles töid korraldatakse. Kõik need olemasolevad tööriistad omavad mingit osa ettevõtte andmetest, mis tähendab, et klientide andmed on laiali erinevate tarkvarade, paberite, inimeste vahel ja keskset ülevaadet klientidest pole. Ettevõtte juhina on väga keeruline langetada ärilisi otsuseid, kui keskset tarkvara põhiteenuse pakkumisest ülevaate saamiseks ei eksisteeri.

Väga tavapärane on ka erinevatest tarkvaradest infokildude koondamine Exceli faili ja selle alusel ettevõtte juhtimine. Kas see aastal 2023 ka normaalne on, ongi ettevõtte jaoks küsimus.

Toomaks välja 5 kõige levinumat probleemi, millega kinnisvara korrashoiu ettevõtted igapäevaselt peavad hakkama saama:

1. Tehniku töövoogude juhtimine kinnisvara korrashoius

2. Automaatsete hooldusgraafikute administreerimine

3. Hoolduspäevikute pidamine

4. Automatiseeritud arvete koostamine

5. Hinnapakkumiste koostamine ja töösse suunamine

Allpool toome välja levinumad probleemid kinnisvara korrashoiu sektoris ning pakume välja mõned lahendused, mida Saago klientidel lahendada aitab.

Töötaja tööaja jälgimine ei ole õigete tarkvarade kasutamisel suur probleem. Tööaja jälgimiseks on mitmeid tarkvarasid ja mõned ettevõtted kasutavad isegi kontoris NFC-valideerimist. Siiski on siin oma keerukus, kuna kõik lihtsad lahendused on väga elementaarsed ega võta arvesse kinnisvara korrashoiu sektori spetsiifikat.

Kinnisvara korrashoiu sektoril on väga kindel spetsiifika. Toome välja kõige levinumad nüansid:

• tööülesanded asuvad erinevates hoonetes ja erinevatel seadmetel;

• üksikud tööülesanded peavad olema klientide poolt allkirjastatud;

• kliendid on infosulus, st neil ei ole infot eelseisvate hooldustööde kohta.

Lahendame Saagos kinnisvara korrashoiu ettevõtete probleeme igapäevaselt, kuna oleme loonud lihtsa SaaS (software as a service) teenuse, mis võimaldab ettevõtetel oma tööprotsesside juhtimiseks kasutada kõige ajakohasemat tarkvara. Ja seda väga lihtsa kuupõhise teenusena.

Saago võimaldab töötajate tööülesannete täitmist reaalajas jälgida. Kontoritöötajatel pole vaja teha mingeid lisatoiminguid, kuna kogu tööülesande teave sisestatakse automaatselt Saagosse. Tehnik teostab oma tavapärast tööd, kuid täidab töö info telefoni või tahvelarvuti ekraanil kuvatud juhiste alusel seadmesse ja annab seeläbi tagasisidet kontoritöötajatele.

Mitte ainult kinnisvara korrashoius, vaid ka seadmete hoolduses on levinud probleeme ennetava hoolduse ajakava täpsuse ja leitud probleemide tagasisidega. Probleemid ilmnevad sageli alles siis, kui need juhtuvad, kuid see peaks olema vastupidi – probleemide ennetus on preventiivne tegevus.

Ennetavad hooldused peavad olema automatiseeritud ja pikendama kinnisvara või seadme eluiga. Tuleviku probleemide vältimiseks tuleb üksikasjalik hooldusajalugu kirjeldada üleandmisaktidel ja hoolduspäevikutes. See on paljudele ettevõtetele keeruline probleem, kuna turul pole häid tarkvaralahendusi ja seetõttu on paljud perioodilised hooldusgraafikud kirjeldatud tavalises kontoritarkvaras – Outlooki kalender, Google’i kalender – ja mõnel juhul isegi paberkandjal või Exceli failis.

Võib ette kujutada, et hooldusgraafikute ajakohasena hoidmine tarkvarades, mis pole selleks mõeldud, tekitab palju lisatööd ettevõtetele ja hooldusgraafikute eest vastutavatele töötajatele. See mure on mõne ettevõtte jaoks tavalise tööpäeva déjà-vu ja mõne ettevõtte jaoks karm reaalsus.

Saago kuupõhine teenus võimaldab lisada hooldusgraafiku reegleid ja tegevusi ühe klõpsuga kõikidele oma kinnisvaraobjektidele või seadmetele ja sellest tulenevalt on automaatse hoolduse jälgimine väga lihtne. Saagos on võimalik koostada oma digitaalsed hoolduslepingud ja alustada kogu oma kliendiportfelli haldamist mõne minutiga. Kõik on automatiseeritud ja toimub ettevõtte vastutava töötaja sisendi põhjal.

Üks raskemaid asju kinnisvarakorrashoiu ettevõtete jaoks on ajakohastatud ja hõlpsasti juurdepääsetavate hoolduspäevikute pidamine.

Mõnest kinnisvarahoonest leiab seinal või laual hoiustatud paberkladesid, mõnest ei leia neid üldse. Hoolduspäevikute ajakohastamine kogu teabega on kinnisvara või seadme hoolduse ülioluline osa – see on lahutamatu osa probleemide ennetamisel ja vältimisel.

Eesti riik on viimastel aastatel edendanud digitaalset hoolduspäevikut käsitlevat seadusandlust. Eesti valitsuse siseministri määruse nr 1 “Nõuded tulekahjusignalisatsioonisüsteemile ja ehitistele, kust tuleb automaatse tulekahjusignalisatsioonisüsteemi tulekahjuteade edastada Häirekeskusesse, ning tulekahjuteate edastamise ja sellest loobumise kord” paragrahvi 25 punkt 3 toob välja võimaluse pidada ATSi (ja ka muude süsteemide) päevikut digitaalkeskkonnas.

See tähendab, kas paberkandjal või paberivabalt – hoolduspäevik peab olema täidetud hoolduskordade teabega ja on ilmne, et lisaks ettevõtetele mõtlevad sellele ka riikide valitsused.

Saago kuupõhine teenus on hoolduspäevikute pidamise lihtsaks teinud, sest hooldusgraafikute automatiseerimine on suur samm lähemale hoolduspäevikute ajakohasusele ja digitaliseeritusele. Tööülesannete digitaliseerimisega muudetakse kõik hoonetega ja seadmetega seotud ülesanded ja lahendused digitaalseks ning nendest jääb maha „digitaalne ajavoog“, mida on võimalik igal hetkel taasesitada.

Äriprotsessid on ajas muutuvad. Varem oli arvete koostamine äri tegemise lõbus osa, kuid tänapäeval enam mitte. Paljud ettevõtted kasutavad endiselt vana kooli raamatupidamistarkvara ja paljud ettevõtted tuginevad endiselt paberkandjal üleandmisaktidele, mis kantakse käsitsi raamatupidamisprogrammi iga tööpäeva lõpuks. Mõnikord on ka juhuseid, kus arveldatavad üleandmisaktid lähevad kaduma ja mõnikord ei leia aktid oma teed isegi nädala lõpuks raamatupidaja lauale. Kõik käsitsi teostatavad tegevused on väga aeganõudvad ja ebaregulaarsed ning info paberilt raamatupidamisprogrammi sisestamisel võib esineda vigu.

Õnneks on Saago selle lõbusa osa arvete tegemisest enda tarkvarasse alles jätnud. Saagoga on arvete koostamine automaatne ja lihtne, isegi kui peate haldama väga suurt kinnisvara objektide või seadmete portfelli.

Saago on rääkinud enam kui 300 ettevõttega ja paljud neist mainivad kahte peamist tegevust arvete koostamisel:

1. Arve alusandmed saadakse alles siis, kui minu tehnik tööpäeva lõpus tagasi kontorisse jõuab ja käsitsi kirjutatud info paberil meie raamatupidajale annab.

2. Arved koostame siis, kui raamatupidaja sisestab paberil oleva info meie raamatupidamistarkvarasse, et saaksime kliendile arve saata.

Kõlab nagu tavalise tööpäeva déjà-vu või teie ettevõtte karm reaalsus?

Jällegi, tegevjuhi või müügijuhina mõtlete sageli sellele, kuidas oma organisatsioonis asju lihtsamaks ja efektiivsemaks teha, kaaludes järgmist.

• Kas palgata veel rohkem inimesi?

• Kuidas olla veel kuluefektiivsem?

• Kuidas olemasolevate tööprotsessidega veel rohkem tööd ja efektiivsust saavutada?

• Kuidas olemasoleva personaliga ettevõttena jätkuvalt kasvada?

Kõigile neile küsimustele saab vastuse, kui organisatsioonis olemasolevad kitsaskohad avastada ja nendega tegeleda. Automatiseeritud raamatupidamine on sama oluline kui loogilised äriprotsessid, sest automatiseerimine aitab vältida lihtsaid, korduvaid, monotoonseid tegevusi nagu näiteks käsitsi paberi pealt info sisestamist mõnesse raamatupidamisprogrammi.

Õige hinna pakkumine on kliendi võitmiseks oluline oskus, kuid võitva hinnapakkumise tegemine minuti jooksul on samuti kohustuslik. Vähemalt meie Saagos arvame nii.

Tihti ettevõtted ei mõtle sellele, et hinnapakkumiste koostamine võiks olla asi, mida ettevõttes parendada, sest olemasolevate tööriistade (PDF- või xls-faili põhjad) kasutamine on vana ja toimiv harjumus. Olid ajad, kus Microsoft Office oli üks ja ainus tarkvara ettevõttes, mis suutis lahendada pea kõik ettevõtte probleemid, kuid tänaseks on äriprotsessid ja klientide vajadused drastiliselt muutunud. Üldlevinud ja vähespetsiifilise tarkvara kasutamine võib olla veel toimiv järgmised 2–3 aastat, kuid konkurentsieelist sellega turul ei saavuta.

Saago klientide tagasiside näitab, et hinnapakkumiste lihtne ja kiire koostamine on oluline ning integraalne osa ettevõtte üleüldisest toimimisest. Saago online-hinnapakkumiste moodul muudab pakkumiste tegemise ettevõttes efektiivseks ja võimaldab kõikide koostatud pakkumuste salvestamist ja uuesti vaatamist piiramatult. Sellest tulenevalt saab ettevõte kogu oma kliendiportfelli hinnapakkumistest kiire ning täpse ülevaate.

Kokkuvõtteks võib öelda, et ettevõtetel on palju rohkem probleeme, mis vajaksid lahendamist, kuid Saago ülaltoodud 5 väljakutsega esmajärjekorras tegutsedes on võimalik saavutada kiire ja kõige nähtavam konkurentsieelis kinnisvara korrashoiu sektoris. Iga ettevõte ise otsustab, kuidas oma probleemidele vastuseid leida, kuid Saago hinnangul on lahendused turul juba olemas.

Saago soovitab ettevõtetel hakata mõtlema enda ettevõtte pikale perspektiivile – selleks võtke esmalt initsiatiiv ja lahendage olemasolevad väljakutsed. Hankige selline kinnisvara korrashoiu kuupõhine teenus nagu Saago ja te olete juba sammu võrra lähemal oma protsesside efektiivistamisele ja kasumlikuks olemisele.

Lõppkokkuvõtteks, kinnisvara korrashoiu sektor on kahtlemata elutähtis ja arenev, kuid see vajab turu kasvamiseks ja edu saavutamiseks tehnoloogilisi uuendusi.