Töötajasõbralikult kavandatud kontor teeb ettevõtte edukaks

Miks on oluline büroohoone õige planeerimine?

Metsmaa: Büroohoonetes veedavad tänapäeval inimesed suure osa oma päevast. Teatavasti on meil spetsialistide puudus ja büroodes töötavad eelkõige just need spetsialistid, keda meil on vaja hoida produktiivsete ja õnnelikena.

Seetõttu on oluline, et kui oled inimese juba tööle saanud, ta seal ka püsiks, et ta saaks oma teadmisi rakendada ja tööd võimalikult hästi teha.

Teie uus büroo Tallinnas Järvevana teel, kuhu te aasta algul  kolisite on samuti  väga läbimõeldult projekteeritud. Rääkige, mis seal on tehtud?

Metsmaa: Kuna projekteerimissektoris on töötajate põud päris suur, siis loomulikult võtsime kinni võimalusest endale uus büroo ise projekteerida.

Võtsime võimalikult hea töökeskkonna loomiseks kasutusele kõikide oma spetsialistide kompententsid ja kaasasime ka workplace happiness spetsialisti, kuna see teema Eestis veel väga kaugele jõudnud pole. Tahtsime teha parimat, et oleks olemas näide, mille põhjal võimalik ka ülejäänud büroohooneid viia samale tasemele.

Pääso: Kaasasime Šveitsist konsultandi, kes aitas konseptsiooni kokku panna, kõik tehnosüsteemid tegime iseenda jõududega. Meil on täna tööl kõigi eriosade vastutavad spetsialistid, sealhulgas isegi tuleohutuse spetsialist, kes on muutunud viimasel ajal defitisiidiks.

Mida workplace happiness’i kontseptsioon tähendab?

Pääso: Eesti keeles on sellele vastena kasutusel “õnnelike töökohtade kujundamine”. Et töötajad oleksid õnnelikud ja rahulolevad, on väga oluline teema. Ettevõtjana näen ma selles pikaajalist kasu, sest loomulikult produktiivsus seeläbi tõuseb, sest protsessid muutuvad efektiivsemaks.

Metsmaa: Miskipärast on juhtunud nii, et Eestisse jõuavad töökohtade trendid väikese viivitusega. Meil on praegu kuum teema activity based ehk tegevuspõhine kontor, mis mujal maailmas on juba unustusehõlma vajunud. Seetõttu oleme Eestis workplace visionaries liikumise liikmed ja Eesti haabi loojad, et tuua siia rahvusvahelist kompententsi valdkonnas, mis puudutab efektiivsete organisatsioonide ülesehitamist ja töökohtade planeerimist.

Mujal maailmas luuakse aina rohkem terviklikke keskkondi, mis on individualiseeritud, ei ole universaalselt kontorit, mis sobiks kõigile.

Seega, kõigepealt tuleks selgeks teha oma ettevõtte unikaalne positsioon, töötajate konkreetsed vajadused ja siis hakata alles kontseptsiooni, millist büroohoonet ja keskkonda vajame, välja töötama?

Metsmaa : Jah, oluline on teada, kes sa ettevõttena oled, mis on sinu unikaalne sõrmejälg, missugused inimesed ja isiksused sinu juures töötavad, mis on nende eripärad ja kuidas nende produktiivsust ja rahulolu maksimeerida. Peab hästi tugevalt endasse vaatama.

Tooge mõni hea näide Esplani kontorist.

Pääso: Head lahendused on need, mida silmaga ei näe, vaid mida tajud. Meie alustasime õhust. Meil on endal doktorikraadiga spetsialist, kes on doktoritöö kaitsnud teemal, kuidas suurem õhuvahetus tagab parema tulemuse ettevõttele tervikuna. Meil on õhku oluliselt – ligi 2,5 korda – rohkem, kui standardid ette näevad. Meie CO2 tase on sisuliselt sama, mis välisõhus olles, ehk töötaja ei tunneta erinevust ja sellega seonduvalt ei teki tal peale lõunat ka väsimustunnet, mida tihtilugu lõunapausi söögi arvele pannakse.

Meie inimesed suudavad edukalt töötada kella 17–18ni ja peale seda veel rõõmsalt koju ka minna.

Milles veel järeleandmisi teha ei tohi, et luua head töökeskkonda?

Metsmaa: Tooksin välja valgustuse. Eestis on väga head normid ja standardid ning kokkulepped, et tagada, et inimestel oleks enam-vähem hea valguskeskkond. Paratamatult arvestavad standardid keskmist inimest, kellel on keskmiselt hea silmanägemine ja kes on keskmises vanuses.

Teadusuuringud näitavad, et noorem inimene vajab vähem valgust, vanem rohkem. Samuti on erisused selles osas, kas inimestel on hea silmanägemine või on prille või läätsi vaja. Loeb ka see, millist tööd tehakse - kas töötatakse ekraanidega, nii et tekivad peegeldused või hoopis vanade dokumentidega, millele on vaja rohkem valgust.

Meil on kontoris igal töökohal valgusti, mis on indviduaalselt dimmerdatav, seega igaüks saab ise oma töökohal valgust reguleerida. Üldvalgus kasutab timmerdamiseks päikesevalgusandureid ja see on liikumisanduritepõhine, ehk meil lüliteid majas ei ole. Tänu sellele ei pea keegi muretsema, et tuleb terve kontor läbi käia ja tulesid kustutada: jällegi asi, mis võimaldab inimestel keskenduda sellele, milleks nad tööle tulevad, mitte nad ei pea tegelema kõrvaliste tegevustega.

Aga töökohtade planeering? Kuidas teha, et töötajad ei segaks üksteist, aga samal ajal omavaheline suhtlus ja infovahetus säiliksid?

Pääso: Sellega oli meil kõige rohkem tööd. Alustasime testidest ja profileerisime kõik oma inimesed ära, lisaks viisime läbi erinevaid küsitlusi, mida keegi soovib või tahab oma töökohal tunda.

Kõikide soove arvesse võttes hakkas keskkond vaikselt kujunema. Isiksused on erinevad. Lihtne näide on introverdid ja ekstraverdid – introvert tahab olla tagumises nurgas, et teda keegi ei märkaks ning ta saaks rahulikult tööd teha, ekstravert aga tahab kõikdega suhelda.

Meil on ekstravertideks enamasti projektijuhid. Paigutasime need inimesed kontoris ettepoole, kus meil on avatud ala ja kus on inimesed, kes palju suhtlevad ning telefoni tagatud ja töövõime oleks kõige suurem.

Kuidas tagada hea akustika?

Metsmaa: Akustika on üks silmaga nähtamatutest asjadest, mis samas mõjutab keskendumisvõimet rohkem, kui miski muu. Just ebapiisav akustika on see, miks paljud töötajad igatsevad kodustöötamise päevi, mil nad saavad segamatult olla. Kõrvaklappidega seda päris ära ei reguleeri.

Akustilised plaadid on väga head, aga need peavad olema targalt paigutatud. Rääkides töökohtade vahelistest ruumijagajatest, on oluline aru saada, kuhumaale need ulatuvad. Kui need jäävad inimese lõuast allapoole, siis heli levib üle selle ja neil ei ole tegelikult akustiliselt olulist mõju.

Oluline on läbi mõelda, kuidas heli liigub ja peegeldab. Kõik akustilised plaadid ja materjalid, mida kasutatakse hääle kõrguse puhul, mõjuvad kiiremini ja palju paremini, kui vaip on maas või plaadid laes.

On olemas veel akustikat mõjutavaid lahendusi, näiteks n-ö valge müra lahendused. Valge müra on mitte segav baasheli suures ruumis, kus muidu oleks imelik omavahel rääkida tunde pärast, et kõik kuulavad. Valge müra tekitab sel juhul tunde, et on sobiv ja hea rääkida.

On olemas veel selline asi nagu noise cancelling ehk müra tühistamine. Seda kasutavad ka kõik targad kõrvaklapilahendused,mis mõnevõrra lindistavad heli, mida nad kuulevad, andes vastukaaluks teise heli, mis lõppkokkuvõttesmõjub vaikusena. Näiteks joogiautomaatide või ventilatsioonimüra saab nii ära nullida.

Pääso: Eestis meie teada seda lahendust kasutatud veel ei ole, aga meil on Prantsuse partnereid, kes on maailmas sellised lahendused välja töötanud.

Millega veel büroo kavandamise puhul arvestada?

Metsmaa: On olemas mõiste biofiilia, mis tähtsustab looduse tagasi toomist meie kujundatud keskkonda. Meditsiiniasutused on teinud palju uuringuid, kuidas looduslähedus, looduspildid, looduslikud materjalid jne. kiirendavad inimeste paranemist. Seda paralleeli on teadustöödes arendatud kontorite kohta läbi case study’ide.

Looduslikkus on midagi, mis tekitab inimestes tunde, et neil on turvaline olla, neil on kõik hästi ja läheb veel paremini. Töökeskkonnas võiks see välja näha nii, et on kindlasti olemas taimed, aga ka pildid loodusest, naturaalsed materjalid ja vaated, mis kontorist avanevad.

Üks oluline teema on kontoriinimesete jaoks tööasend, mis on üksluine ja tervisele raskesti talutav. Kuidas seda saaks parandada?

Metsmaa: Selle kohta öeldakse, et istumine on uus suitsetamine, millest tuleb lahti saada. Meie oleme võitlemas selle vastu kahel moel. Üheks on kontoriplaneering, mis soosib inimeste liikumist – teatud asjad on teadlikult pandud töökohast natukene kaugemale, et inimesed püsti tõuseksid ja liiguksid, et vett või kohvi võtta.

Teine viis, kuidas me võitleme istumise vastu, on see, et meil on ergonoomilised töölauad ja toolid. Laudade funktsionaalsus võimaldab mobiiliäpist panna peale fitness-programmi, mis näitab, kui sageli su laud tõuseb sinu järgi seadistatud püstisesse asendisse, et ei unustataks vahepeal ennast liigutada ka siis, kui töötatakse ka arvutiga.

Millest alustada, kui soovitakse midagi muuta?

Metsmaa: Alustada tuleb arendaja valikust. Kõik silmaga nähtamatud lahendused tulevad mängu juba projekteerimise algfaasis ehk et majad peavad olema natukene teistmoodi projekteeritud, et kõike eelnevat soodsamalt ja paremini teha saaks. Koostöös arendajaga projekteerimisele lähenemine on parim lahendus.

Seega renoveerimisprojektide puhul, kus vana hoone ümber tehakse, ei pruugi head asja saada?

Metsmaa: See on lihtsalt kallim.

25. oktoobril toimuval konverentsil "Workplace happiness: õnnelike töökohtade kujundamise kunst" jagavad nimekad spetsialistid Eestist ja välismaalt teadmisi teemal, millest Eestis on senini väga vähe räägitud: kaasaegsete hea töökeskkonnaga büroohoonete kavandamisest. Pane ennast kirja SIIN.